A baixa e audição automatizada de documentos fiscais garantem processos contábeis menos sujeitos a erros. O fisco age com rigor nos casos em que o cumprimento de obrigações acessórias e envio de notas fiscais são feitos com informações erradas ou inconsistentes. Por isso, toda ferramenta que assegure o envio da informação correta é muito bem-vinda.
Por outro lado, só se pode garantir processos 100% à prova de falha quando a tecnologia está ao lado do contador. Se a sua empresa ainda enfrenta problemas com o registro ou baixa de documentos fiscais, veja os impactos da automação no seu negócio para continuar a crescer.
Rapidez e transparência
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) aboliu em definitivo o uso do papel nas rotinas contábeis e fiscais. É um processo em curso, afinal, nunca se chega à perfeição quando o assunto é tecnologia.
Quem lida com as obrigações impostas pelo sistema tributário deve permanecer atento, uma vez que precisa cumprir com as exigências nas esferas municipal, estadual e federal. Dessa forma, tudo que puder evitar o retrabalho e conferir rapidez aos processos de registro e baixa de certidões ou documentos pode e deve ser implementado.
Veja o exemplo do que acontece para empresas que precisam dar baixa no ICMS no estado de Minas Gerais. Nas alterosas, todo o processo é realizado por meio de um aplicativo, chamado de Programa Gerador de Documentos (PGD).
Se fosse apenas para baixar o app e dar baixa como contribuinte do ICMS, seria tudo muito simples. Contudo, lembre-se de que o imposto continuará sendo cobrado enquanto sua empresa não conclui o procedimento on-line para baixa.
Ora, o ICMS é um dos tributos mais recorrentes, uma vez que está previsto em quase todo tipo de transação comercial. Assim sendo, a solução dada precisa ser rápida o bastante para garantir que sua empresa evite novos fatos geradores que motivam a sua cobrança.
Ao mesmo tempo, é necessário garantir transparência na hora de auditar automaticamente seus documentos fiscais. Essa é uma necessidade fundamental na emissão de notas fiscais ao consumidor (NFC-e).
Nela, o comprador tem acesso aos dados sobre o produto adquirido, para que possa ele mesmo fiscalizar a tributação, se assim desejar. Portanto, suas notas deverão ser preenchidas de maneira a não deixar dúvida sobre a autenticidade dos dados.
Redução de riscos e custos
No primeiro parágrafo, destacamos o rigor com que os órgãos de controle tributário agem quando as operações comerciais não são devidamente cobertas com documentos.
Para tornar as coisas ainda mais complexas, esse rigor todo não depende de um único dispositivo legal. Ou seja, os riscos associados a processos de baixa e audição automatizada de documentos fiscais, se equivocados, são potencializados pela enorme burocracia do sistema tributário brasileiro. Tamanha carga cobra caro: estima-se que, por ano, as empresas no Brasil gastem cerca de R$ 60 bilhões só para superar as barreiras burocráticas.
Considere, ainda, que cada estado legisla de forma independente para os tributos de sua competência. No estado do Rio de Janeiro, a Lei 3.525/2000 diz o seguinte:
“Multa de 80% do valor do imposto devido ou de 40% do que incidiria, se tributada
fosse a saída da mercadoria ou a prestação de serviço, nunca inferior a 400 UFIRs,
quando: deixar de emitir ou deixar de entregar ao adquirente ou destinatário da mercadoria,
ou ao tomador do serviço, documento fiscal ou outro documento de controle exigido
na legislação, ou emitir documentação inidônea, entendida esta como sendo, inclusive,
qualquer documento ou registro de operação ou prestação não revestido de valor
fiscal;”.
Já em São Paulo, o Regulamento do ICMS/SP 2000, em seu artigo 527, determina que:
“Entrega, remessa, transporte, recebimento, estocagem ou depósito de mercadoria
desacompanhada de documentação fiscal — multa equivalente a 50% (cinquenta por
cento) do valor da operação, aplicável ao contribuinte que tiver promovido entrega,
remessa ou recebimento, estocagem ou depósito da mercadoria; 20% (vinte por
cento) do valor da operação, aplicável ao transportador; sendo o transportador o
próprio remetente ou destinatário — multa equivalente a 70% (setenta por cento) do
valor da operação;”.
Diante dos exemplos, fica fácil concluir que a automação é uma resposta para mitigar riscos, certo?
Facilidade em localizar as informações
Você também deve saber que não basta apenas dar baixa ou emitir notas para que o trabalho de prestação de contas possa ser dado como finalizado. Por lei, toda empresa brasileira deverá armazenar suas notas fiscais eletrônicas em formato .XML pelo prazo de 5 anos.
Embora seja um aspecto aparentemente inofensivo, o armazenamento fora dos padrões também pode gerar prejuízo. É o que acontece se a sua empresa estiver sediada no Espírito Santo, em que está prevista multa para cada formulário de segurança guardado em desacordo com as exigências do artigo. 75, § 3, XXVIII do RICMS capixaba.
Imagine, em uma ação fiscalizatória, se a sua empresa precisasse comprovar que mantém os documentos fiscais em ordem: como localizar os arquivos em meio a um extenso repositório de dados? Ainda, seria possível garantir que eles estariam a salvo de ameaças virtuais ou mesmo eventuais danos sofridos pelos seus hardwares?
Assim, a audição automatizada representa, além da segurança da cloud computing, rapidez na hora de rastrear documentos quando sua empresa mais precisar deles.
Resultados obtidos pela baixa e audição automatizada de documentos fiscais
Ao longo dos tópicos anteriores, você viu que a tributação pode se tornar um problema, ou, como se costuma dizer, um gargalo de produção a emperrar sua empresa.
O sistema tributário, cada vez mais digitalizado, também está ganhando em eficiência, já que conta com mecanismos de detecção de fraude e erros muito sofisticados.
Até mesmo empresas aderentes ao regime tributário Simples Nacional, se não cuidarem de seus processos, estarão sujeitas a severas penalidades. Evitar a mão pesada da lei fiscal dependerá, portanto, de quanto seus sistemas estão desenvolvidos em relação ao uso da tecnologia.
É aí que os resultados de uma ferramenta que faça baixa e audição automatizada de documentos fiscais aparecem. O Fiscal Amigo, da IT Works, por exemplo, é desenvolvido justamente para destravar suas operações, garantindo lisura nas emissões de suas notas e as emitidas contra seu CNPJ.
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