Todos os meses os desafios são os mesmos: a legislação muda, os clientes demoram para enviar informações e você não tem segurança se o cálculo de tributos está adequado. Você entende o problema que um erro no pagamento de impostos pode causar ao cliente, mas não sabe como resolver essa situação. Saiba que o cadastro de produto de maneira adequada pode facilitar muito o seu dia a dia e o de seu cliente.
Para isso, é importante seguir algumas metodologias e buscar o auxílio de ferramentas tecnológicas. Quer saber como superar esse desafio? Acompanhe o artigo!
Qual é a importância do cadastro de produto?
As alterações tributárias em relação aos produtos ocorrem com muita frequência no Brasil. Seja para ampliar a receita do Governo ou para equiparar a cobrança de impostos, as mudanças impactam diretamente o trabalho do contador e de seus clientes.
Em 2015, por exemplo, a Secretaria da Receita Federal anunciou um aumento na tributação de batons, esmaltes, maquiagens e cremes. Já em 2018, uma manifestação dos caminhoneiros em todo o país gerou um questionamento sobre uma possível mudança na tributação dos combustíveis.
Isso sem contar as alterações feitas nos Estados que também afetam a tributação dos produtos. Em Santa Catarina, por exemplo, o governo alterou a alíquota de ICMS para alguns segmentos, o que gerou uma polêmica para que a decisão fosse revogada.
Ou seja, se o profissional não acompanhar diariamente a legislação, corre o risco de calcular os tributos de maneira errada e prejudicar a margem de lucro da empresa. Em médio prazo, isso pode gerar uma queda brusca nos rendimentos da companhia.
Outro fator que dificulta o cálculo é a diferenciação em relação ao peso da mercadoria ou uma mudança na embalagem, pois tudo isso também pode alterar a tributação. Logo, o cálculo para determinar o imposto de um produto exige muito critério e análise.
Se uma mercadoria deixar de ser tributada da forma correta, por exemplo, a empresa pagará um valor a menos de imposto e poderá ter essa diferença corrigida em uma fiscalização. Também pode ocorrer uma situação contrária: a companhia pagar mais tributos do que deveria, por uma falha no cálculo. Depois, para obter a restituição do valor, precisará passar por um processo longo e burocrático.
Manter um cadastro de produto atualizado é uma maneira de evitar erros nos cálculos de impostos. Consequentemente, a empresa diminui perdas financeiras e minimiza os riscos de notificações do Fisco que poderiam originar multas.
Quais estratégias adotar para garantir a procedência das informações fiscais?
Diante de um cenário tão complexo, algumas medidas podem gerar mais segurança ao cadastro de produtos e ao pagamento correto de impostos. Veja:
Defina um funcionário responsável pelo cadastro de produtos
Uma maneira de evitar erros é destinar um profissional para realizar o cadastro dos produtos. Esse colaborador precisa ter um conhecimento sobre a tributação vigente para saber classificar os itens de forma adequada. Afinal, o imposto interfere diretamente no preço final da mercadoria vendida.
Padronize a descrição
Outra estratégia fundamental é determinar um padrão para o cadastro de produtos. Geralmente, isso é feito de acordo com a estrutura da empresa, os níveis e categorias a que um item pertence.
Entre as denominações que devem estar presentes nesse cadastro estão:
- descrição do produto;
- peso;
- quantidade;
- embalagem;
- código de barras;
- sabor ou aroma.
Utilize ferramentas para a validação de dados fiscais
Os dados fiscais no cadastro de produtos são aspectos complexos. Os tributos mudam com frequência e geralmente é o contador que precisa orientar o seu cliente sobre esse assunto. Isso gera uma demanda muito grande para o escritório contábil, ocupando o tempo dos profissionais com atividades que poderiam ser automatizadas.
Ao utilizar uma ferramenta para validar os dados fiscais, por exemplo, você diminui os riscos do cálculo incorreto de tributos. Além disso, a equipe consegue focar a atenção em outras atividades que podem ajudar o cliente a ter mais lucro.
Algumas soluções do mercado atualizam as informações automaticamente para o contador. Isso porque contam com uma equipe especializada que faz as mudanças necessárias e pode auxiliar, inclusive, na análise do histórico de todas as alíquotas que o produto já teve.
O software, então, armazena todos os dados tributários dos itens conforme a interpretação das leis. Nesse sentido, o sistema pode funcionar da seguinte maneira: uma feijoada enlatada, por exemplo, pode ser categorizada de acordo com a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), que utiliza um código de 8 dígitos. Isso gera determinado imposto para o produto, que é registrado e atualizado conforme as mudanças na legislação para aquele código.
Como garantir a procedência das informações fiscais no cadastro de produto?
As informações inseridas no software precisam ser baseadas em fundamentações legais. Assim, sempre que houver uma alteração na alíquota, por exemplo, será possível conhecer o motivo da mudança.
Isso traz mais segurança ao trabalho do contador, pois ele sabe que as análises prévias sobre o entendimento legal do cadastro já foram feitas. A automatização desse serviço permite que todos os produtos enquadrados em determinada regra sejam ajustados de maneira rápida e precisa.
Alguns softwares fazem o cadastro pelo código NCM e os referenciais para adequar possíveis diferenças na tributação. Assim, a mesma nomenclatura pode variar até 700 vezes no cálculo de imposto. Essas denominações também são conciliadas com o código de barras dos itens.
Dessa forma, fica muito mais fácil fazer a revisão tributária. Imagine, por exemplo, um mercado que tem 10 mil produtos para serem verificados. Os itens, em sua maioria, têm um código de barras e isso faz com que 90% já estejam automaticamente revisados com o uso de um sistema próprio para essa função.
Consequentemente, a equipe contábil tem mais tempo para se dedicar ao planejamento tributário de seus clientes e ao aproveitamento dos benefícios fiscais.
Enfim, é possível perceber que o cadastro de produto impacta diretamente o resultado financeiro de uma empresa. Ao automatizar a revisão tributária, o escritório consegue dar mais atenção a outros aspectos dos clientes, oferecendo um serviço com mais qualidade.
Gostou deste artigo? Então aproveite a visita no blog para saber como a tecnologia pode ajudá-lo a fazer uma gestão mais segura dos documentos fiscais!