Contar com uma gestão eficiente dos documentos fiscais eletrônicos é fundamental para empresas de qualquer tamanho e setor. O número das obrigações financeiras é cada vez maior no Brasil, não se resumindo ao recolhimento de tributos. A tecnologia pode ser uma grande parceira, integrando e automatizando todos os processos.
Não estar em dia com o fisco acarreta multas e até suspensão do CNPJ. Estabelecer uma auditoria automatizada possibilita uma comunicação mais dinâmica com a Receita Federal, facilitando o tráfego de informações e mantendo a empresa em dia com todas as suas obrigações legais.
Para oferecer segurança e melhor atendimento, o escritório de contabilidade deve ter atenção com as mudanças legais e com as inovações tecnológicas, que podem acelerar o trâmite de informações e garantir o sucesso necessário no controle dos documentos eletrônicos fiscais.
Neste post, falaremos sobre a importância de emitir documentos fiscais e a variedade existente no País. Se você quer oferecer um serviço de qualidade para seus clientes, leia até o fim!
Por que a auditoria fiscal é tão importante?
O equilíbrio financeiro é essencial para a manutenção de uma empresa. Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), a maioria dos empreendimentos fecha as portas após cinco anos, sendo a falta de lucro um dos motivos da falência.
A falta de investimento em assessoria contábil também é outro fator determinante para o insucesso das empresas brasileiras. Isso mostra o papel estratégico exercido pelo setor para o futuro e as projeções do negócio. Segundo o Sebrae, cerca de 10% das falências são associadas à má gestão e falta de planejamento básico.
Nesse cenário, os principais desafios estão associados à gestão de documentos fiscais eletrônicos. Muitas vezes, esse problema está relacionado à ausência de um sistema ou processo bem definido de como arquivar, documentar ou armazenar informações.
O alto fluxo de documentos dificulta a organização em algum espaço físico com perfeita sinalização e comunicação efetiva entre todos os colaboradores em diferentes departamentos.
Nesse contexto, a autoria fiscal atua de forma preventiva, evitando problemas e possíveis fraudes contra o estabelecimento. Com uma ferramenta prática e ágil, todos esses problemas são praticamente extintos, pois, além da organização interna, também é possível fazer a integração com departamentos, evitando falhas na comunicação ou ausência de informações.
Sem a auditoria, a empresa fica sensível a erros como:
- emissão de documentos fiscais não autorizados ou não solicitados pela empresa contratante;
- emissão de documentos falsos ou “frios”, sem validade na Secretaria da Fazenda;
- emissão e recebimento de documentos fiscais com impostos incorretos;
- não atendimento ou cumprimento na entrega de todas as obrigações fiscais.
A auditoria automatizada indicará como solucionar cada um desses pontos, possibilitando que o negócio fique livre de irregularidades com a Receita Federal. A organização tende a crescer e ganhar mais credibilidade e lucro. É possível diminuir os problemas internos e permitir que haja sincronia em todos os processos e setores.
Quais os tipos de documentos fiscais eletrônicos precisam de atenção?
Para manter uma organização eficiente, é preciso ter conhecimento de quais são os modelos de documentos fiscais eletrônicos que são exigidos pelo Governo Federal. Cada tipo tem funcionalidade específica, precisando ser emitido dentro da regulamentação nacional.
A busca por flexibilidade e transparência na organização desses documentos no empreendimento exige conhecimento. Afinal, o porte e o setor do negócio influenciam as obrigações fiscais. Listamos abaixo os principais documentos que sua empresa deve emitir, confira!
Certificado digital
Para poder emitir qualquer tipo de documentação, é preciso que a empresa tenha a sua identificação on-line. O certificado digital autentica a pessoa física ou jurídica para transações virtuais, promovendo a segurança no fluxo das informações.
O certificado atende qualquer tipo de transação eletrônica digital. Ou seja, compras realizadas pela internet, emissões de documentos fiscais, identificação em portais privados de alta segurança e download de informações e documentos privados são registrados nesse documento.
Existem dois tipos de certificados, atualmente:
- A1: arquivo instalado no equipamento que fará as transações;
- A3: dispositivo físico conectado ao equipamento que fará as transações.
Nota fiscal eletrônica
Como é de conhecimento dos profissionais da área, a nota fiscal eletrônica refere-se a uma transação que envolve duas partes. Ela documenta uma operação de venda, transferência, circulação de mercadorias ou prestação de serviços.
A maioria das empresas brasileiras precisa emitir essa documentação, independentemente do nicho e do tipo de mercado. A impressão segue o padrão estabelecido pelo Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), apresentando as informações do produto — valores, impostos, tributos, endereços etc.
Atualmente a emissão é mais fácil, podendo ser feita por sistema de NF-e, que faz comunicação direta com os servidores da SEFAZ. Dessa forma, o tráfego de informações e a autorização são facilitados. Por questões de segurança, cada documento tem uma chave de acesso.
Nota eletrônica do consumidor
Esse documento fiscal é popularmente conhecido, pois é de grande circulação. Ele foi criado para atender operações de vendas geralmente no varejo para consumidores finais — pessoas físicas. Sua impressão acontece na tradicional “fita”, geralmente na coloração amarela.
A nota apresenta todas as informações referentes a produtos, valores, impostos, operação realizada etc. A emissão acontece pelo sistema de NFC-e, fazendo comunicação direta com o SEFAZ. As informações são armazenadas pelo PDV (ponto de venda), que autoriza a transação.
Nota fiscal de serviços eletrônica
Quando acontece a contratação de um prestador de serviço, é preciso emitir a nota fiscal de serviços. Esse documento fiscal é emitido pelo sistema de NFS-e e integra as informações com o SEFAZ. Cada documento possui uma identificação chamada código de verificação.
A aparência do documento emitido é semelhante ao da NF-e, destacando as informações referentes aos serviços prestados ou contratados pela empresa. Geralmente, a emissão acontece por meio de um sistema público da Prefeitura do município de origem da prestação de serviço.
É importante que o escritório de contabilidade tenha atenção para a seguinte informação: cada município tem um próprio sistema ou pertence a um grupo com peculiaridades específicas. Por isso, é necessária profunda análise.
Conhecimento de transporte eletrônico
As operações entre emitente e destinatário — loja ou empresa e consumidor final — precisam emitir o conhecimento de transporte eletrônico. O documento também tem integração com o SEFAZ e é emitido pelo sistema CT-e.
As informações destacadas são referentes às partes envolvidas na operação, somadas aos dados da empresa transportadora das mercadorias. Aliás, o emitente pode ter diferentes classificações, mas geralmente é chamado de “remetente”.
Manifesto eletrônico de documentos fiscais
A manifestação é um evento pertencente a um programa do Governo criado a fim de informar ao fisco sobre o andamento de uma determinada operação de produtos e/ou serviços envolvidos em uma NF-e.
Por meio da Manifestação do Destinatário, as empresas podem receber e acessar as notas emitidas contra o seu CNPJ, possibilitando que o estabelecimento avise ao fisco sobre notas emitidas por terceiros com o seu conhecimento, evitando assim possíveis fraudes.
Vale lembrar que esse programa não é obrigatório para todos os segmentos, apenas para supermercados, postos de combustíveis e empresas fornecedoras de produtos a granel.
Contar com uma auditoria automatizada para gerir os documentos fiscais eletrônicos pode ajudar a definir os caminhos da empresa. A integração das informações facilita o trâmite legal e ajuda o negócio a manter-se em dia com o fisco.
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