A contabilidade na nuvem é mais do que uma tendência. Trata-se de um modelo de organização de atividades que chegou, tomou conta do mercado e que vem exigindo das empresas capacidade de inovar crescente.
Embora pareça uma tecnologia desafiadora, o que acontece na verdade é que a cloud computing facilitou uma série de processos. A migração de arquivos para o ambiente digital representou um salto na contabilidade até então sem paralelo. O papel foi abolido, cálculos antes complexos demais passaram a ser feitos instantaneamente e muitas outras melhorias estão em curso.
Queremos que sua empresa também conheça as principais vantagens do armazenamento na nuvem, afinal, quanto mais conhecimento, melhor. Acompanhe atentamente!
Quais são os benefícios da contabilidade na nuvem?
Melhora a produtividade
O fim da era do papel certamente é um dos grandes saltos no campo da ciência contábil. Com a digitalização, o que antes consumia tempo e recursos passou a ser feito de forma automática.
É o caso dos softwares utilizados para preenchimento e gestão de notas fiscais, que evitam a falha humana em uma etapa crucial das vendas. Isso porque notas com erros em sua composição podem gerar multas, retrabalho e até retardar as atividades de uma empresa.
A liberação da mão de obra de atividades repetitivas e que não agregam valor significa maior produtividade. Seus profissionais poderão dar o melhor de si, em funções mais “inspiradoras”, o que representa um ganho para todas as partes envolvidas, que são sua empresa, seus colaboradores e, é claro, seus clientes.
Garante mais segurança
Além de proporcionar ganhos na capacidade produtiva, abolir o papel na contabilidade aumenta a segurança nos processos, da recepção ao armazenamento de documentos. Perceba que as mídias físicas estão gradativamente perdendo espaço com a evolução da informática e da Internet das Coisas (IoT). Dispositivos como CDs e pen drives estão rapidamente ficando obsoletos, isso sem falar no finado disquete.
Note também que a grandeza dos registros eletrônicos atuais exigem espaços impossíveis de serem alocados em mídias como as citadas. Uma empresa de pequeno/médio porte pode facilmente acumular arquivos digitais na escala dos Terabytes.
Tamanha demanda não poderia ser suprida se ainda estivéssemos amarrados a formatos limitados por equipamentos de existência real. A migração para a nuvem, nesse aspecto, aumenta o espaço de armazenamento, enquanto evita o extravio de dados em função de perdas, danos ou mesmo sabotagem.
Eleva o nível do serviço
Se seu escritório consegue ser mais produtivo e ao mesmo tempo guardar as informações de seus clientes com mais segurança, é certo que seus parâmetros de qualidade vão acompanhar essa tendência.
O melhor de tudo é que o salto de qualidade não força o reajuste dos preços, pelo menos não para cima. Não são poucos os escritórios que conseguem reduzir os valores cobrados e/ou aumentar seus lucros, uma vez que a contabilidade na nuvem possibilita reduzir as despesas com folha de pagamento e com a compra de material. Isso porque sua empresa passa a ser escalável, ou seja, pode gerar mais resultados, utilizando menos recursos.
Reduz custos fixos com estrutura
Não só os custos com salários, encargos e insumos podem ser minimizados com a tecnologia baseada na nuvem. Despesas fixas em geral são diretamente impactadas, uma vez que a escalabilidade representa aumento na capacidade produtiva. Isso significa que não será preciso aumentar investimentos em estrutura fixa para dar conta de demandas crescentes.
Sua empresa poderá, por exemplo, reduzir custos com aluguéis e imóveis. Arquivos, plataformas de trabalho e de gestão fiscal sediadas na nuvem permitem que as pessoas operem remotamente, o que reduz ou mesmo elimina a necessidade do trabalho presencial.
Reduz os custos operacionais
O barateamento dos custos com as operações é uma consequência da implementação da tecnologia em nuvem. No entanto, para reduzir, você primeiro deverá adquirir as ferramentas adequadas, certo?
Essa é mais uma boa notícia que a cloud computing traz para o universo empresarial. A contratação e manutenção de serviços de hospedagem de sites, backup de arquivos e de arquivos digitais pode ser feita a valores relativamente baixos.
Evidentemente, haverá sempre os serviços mais caros, mas isso não quer dizer que as alternativas mais em conta sejam ruins. Em geral, todo serviço voltado para empresas contábeis centrados em cloud computing são baratos e acessíveis a MEs, EPPs e até para MEIs.
Aumenta a credibilidade
Escritórios contábeis lidam o tempo todo com dados confidenciais, portanto, muito sensíveis e que exigem responsabilidade ao serem manipulados.
Até agora, você viu que a cloud computing torna seus processos mais seguros, sua empresa escalável e seus colaboradores mais produtivos.
Dessa forma, surge um desdobramento tão desejável quanto os outros, o aumento na sua credibilidade. Conquistar uma boa reputação é fundamental para manter os lucros dentro da margem estipulada, não apenas pelo conhecido WOM (boca a boca), mas porque pode atrair parcerias muito mais vantajosas.
Se na vida pessoal dizem que os opostos se atraem, no mundo dos negócios o princípio é oposto. Empresas com má fama jamais conseguirão atrair para si bons clientes, tampouco bons parceiros comerciais.
Pense nisso também como uma maneira de gerar publicidade espontânea, naturalmente mais barata do que se você fosse pagar para se tornar reconhecido no mercado.
Como colocar seu escritório de contabilidade na nuvem?
Para que sua empresa entre de vez na era da contabilidade digital, deverá contar com parceiras que possam planejar e implementar os recursos necessários.
Dependendo do volume de informação manipulada, pode ser necessário contar com servidores dedicados, cuja instalação e manutenção cabem a profissionais de Tecnologia da Informação (TI).
Uma vez que suas atividades utilizem a nuvem para hospedar arquivos, também será necessário contar com suporte que dê conta de solucionar problemas com queda de servidores ou instabilidade nos sistemas.
Sendo assim, é muito importante que você escolha uma empresa com credibilidade e experiência em prover soluções tecnológicas na área tributária e fiscal. Só assim será possível aproveitar os recursos da contabilidade em nuvem na sua melhor forma.
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