Todo escritório de contabilidade que deseja ter um bom processo de gestão, expandir suas atividades e elevar seus resultados precisa adotar estratégias para a retenção de clientes. Afinal, manter um consumidor atual pode custar bem menos do que adquirir outro, pois isso exige mais investimentos em captação, convencimento e publicidade.
Reter clientes, por sua vez, requer a entrega de um bom atendimento e o prolongamento das relações com o público que já é parceiro do negócio. Além disso, é importante planejar e executar ações de fidelização.
Para ajudar você a conquistar e cativar os clientes do seu escritório de contabilidade, separamos neste post dicas e informações valiosas que colaboram para esses objetivos. Confira!
Qual é o maior desafio dos escritórios de contabilidade para reter clientes?
Se você quer ter uma boa retenção de clientes, primeiramente deve entender quais são as suas principais dificuldades nesse campo. Para começar, a maior delas tem a ver com o escritório de contabilidade conseguir mostrar que não é um simples guardador de livros ou cumpridor de obrigações, mas um consultor.
Atualmente, muitos clientes de escritórios de contabilidade enxergam o setor como apenas um cumpridor de obrigações que, entre outras coisas, entrega a guia de imposto devido para ser pago na data certa. Sendo assim, os clientes não enxergam a contabilidade como uma consultoria para ajudar a economizar dinheiro e até para atender as obrigações legais de maneira correta. É preciso mudar essa visão sobre o seu escritório para promover a fidelização.
Há estratégias de fidelização que funcionam melhor para o ramo da contabilidade?
O fator que determina a fidelização é a confiança gerada entre a contabilidade e o cliente. Logo, se o escritório conseguir demonstrar tudo o que precisa ser feito da melhor maneira possível e dentro do tempo adequado, já terá um diferencial.
Dificilmente uma organização de contabilidade hoje em dia consegue comunicar essas ações e oferecer uma consultoria ao cliente, o que prejudica a retenção. Portanto, a principal e melhor maneira de conquistar a fidelidade é mostrando ao cliente que o serviço pelo qual ele está pagando é pouco perto do retorno obtido.
É preciso deixar claro o valor agregado dos serviços prestados pela contabilidade e os resultados que se obtêm graças a eles. Dessa forma, será possível aumentar a percepção do quão importante é o escritório para as atividades fiscais/tributárias do cliente, bem como para a economia de custos no pagamento de impostos e para a regularização perante o governo.
Que ações de retenção de clientes podem ser empregadas?
Além de tornar mais clara a importância da contabilidade, existem outras estratégias de retenção de clientes que colaboram com os objetivos de fidelização do escritório. Veja, adiante, 5 das principais:
1. Fomentar o atendimento personalizado
É importante que seu escritório de contabilidade ofereça um atendimento personalizado a cada cliente, pois isso torna as relações mais íntimas e humanas.
Você pode pôr em prática algumas ações simples, como chamar cada cliente pelo nome, convidá-los para almoços, entender o que os levou a se tornarem empreendedores ou seguirem determinadas profissões. Com isso, você conseguirá estreitar as relações do escritório com o público, aumentando as chances de fidelização e retenção.
É fundamental tornar o ambiente do seu negócio mais atrativo e convidativo para o público, onde será possível encontrar um espaço amigável e com profissionais interessados. Isso significa se distanciar daquela imagem tradicional de local rígido e formal demais que o escritório de contabilidade normalmente tem.
2. Evitar o compartilhamento dos problemas da empresa com os clientes
É fundamental que todos os colaboradores e gestores do seu escritório de contabilidade evitem compartilhar problemas da empresa com os clientes. Além de passar a impressão de que o empreendimento é desorganizado, os clientes podem sentir que não há união entre seus colaboradores ou que existe um clima organizacional negativo na empresa — e isso pode afastá-los.
3. Oferecer soluções personalizadas
Você viu que é essencial atender seu público de forma personalizada, mas é igualmente importante oferecer soluções customizadas para as necessidades de cada cliente. Afinal, dificilmente seus negócios são iguais, de modo que têm exigências distintas. Isso vale não só para atividades principais, como classificações tributárias, emissão de impostos, auditorias etc., mas também para serviços adicionais ou de apoio.
Por exemplo: se você perceber que a maior dificuldade de uma empresa está no pagamento dos juros de impostos, que tal oferecer uma consultoria para ela reorganizar, na medida do possível, as datas de emissões dos tributos? Levando em consideração as suas possibilidades de pagamento, a empresa poderá economizar com os encargos gerados com atrasos e multas, o que poderá torná-la mais fiel ao escritório.
Além disso, seu escritório também pode enviar conteúdo com soluções e dicas para os principais problemas dos clientes por e-mail ou via redes sociais. Dessa forma, a contabilidade demonstra que se preocupa com seus clientes.
4. Adotar um sistema de automação fiscal/tributária
É importante contar com um bom sistema de automação de atividades fiscais/tributárias, pois ele colabora para a otimização dos serviços ofertados pelo escritório. Graças a isso, é possível fornecer atividades mais confiáveis, rápidas e seguras. Elas também podem ser melhor acompanhadas, evitando a ocorrência de atrasos constantes. O aprimoramento na qualidade do serviço prestado contribui para a retenção de clientes.
5. Ampliar a comunicação e a confiança
Uma ideia interessante é fomentar uma boa comunicação com o cliente digital para trocas de documentos frequentes com o escritório. Dessa forma, a contabilidade consegue verificar se está faltando algo nesses arquivos, podendo prevenir erros ou problemas futuros devido à ausência de informações.
Além disso, é essencial estabelecer, conforme apontado acima, uma relação de confiança. Isso pode ser obtido pela contabilidade por meio da comunicação a respeito de tudo o que está sendo feito com a parte fiscal do cliente, além de mudanças na legislação tributária.
Hoje, são poucos os escritórios da área que fazem isso. É comum para quem precisa dos serviços de uma contabilidade se sentir perdido em relação aos documentos necessários. Por exemplo: o contador envia determinada guia ao cliente, mas depois não informa a ele se está tudo certo com a documentação, o que pode deixá-lo em dúvida sobre como proceder. Portanto, isso deve ser evitado no seu negócio.
Como implementar um sistema de atendimento personalizado com os clientes? Quais são os benefícios?
Você viu acima que é preciso contar com um bom sistema de automação de atividades fiscais/tributárias. Isso porque seus recursos conseguem contribuir para o fornecimento de valor diferenciado para o cliente final, colaborando para a melhoria dos serviços entregues e até para a diversificação deles.
Por exemplo: graças a uma tecnologia assim, é possível obter uma ferramenta de revisão de cadastro de produtos e fornecer uma consultoria na área financeira para levantamento de recursos. Também é possível promover a troca rápida de arquivos, como faz o e-Malote, uma solução oferecida pela IT Works.
Aliás, as ferramentas da IT Works são uma boa solução, pois devido aos seus recursos, elas conseguem automatizar o escritório e integrar as informações que a contabilidade precisa passar para o cliente de forma inteligente e diferenciada.
A título de curiosidade, vale destacar que algumas ferramentas, como a de revisão tributária de cadastro de produtos e a Fiscal Amigo, permitem à contabilidade ter condições de auditar todos os documentos de seus clientes. Dessa forma, é possível saber se eles emitiram corretamente ou não determinadas notas fiscais.
Os benefícios de um sistema envolvem o aumento dos resultados e a possibilidade de elevar o índice de fidelização do público. Isso porque facilita e otimiza o trabalho da contabilidade, além de evitar multas ao negócio e aos seus clientes. Ferramentas assim também têm por objetivo fazer com que os clientes tenham uma apuração correta de seus compromissos fiscais/tributários por parte da contabilidade.
Investir na retenção de clientes é fundamental porque, entre outros benefícios para o escritório de contabilidade, contribui para a economia de recursos monetários, o aumento da carteira de clientes e o ganho de escala. Além disso, colabora para a otimização das atividades operacionais do negócio.
Ficou com alguma dúvida sobre as estratégias apontadas para a retenção de clientes? Compartilhe nos comentários para que possamos ajudá-lo!
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[…] se atraem, no mundo dos negócios o princípio é oposto. Empresas com má fama jamais conseguirão atrair para si bons clientes, tampouco bons parceiros […]