Um dos maiores desafios das empresas é realizar a guarda de documentos fiscais. Estabelecer um padrão para o armazenamento, entender as regras governamentais e disponibilizar o acesso rápido dos arquivos para toda a equipe formam um processo complexo.
Além da dificuldade de criar uma organização interna eficiente, as empresas precisam ficar atentas às constantes mudanças da legislação tributária brasileira. Afinal, na hora de prestar contas ao fisco, as notas e escriturações tributárias não podem conter erros.
Felizmente, existem ações simples de implementar no seu negócio, a fim de facilitar o arquivamento de documentos fiscais. Confira!
Entenda as regras da guarda de documentos fiscais
Para armazenar arquivos fiscais, as empresas são obrigadas a seguir normas estipuladas pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu Estado. Dentre as principais está a determinação do prazo de conservação desses registros.
Para o governo, todos os documentos empresariais referentes ao setor tributário, como livros de escrituração e notas fiscais, devem ser guardados durante cinco anos. Por exemplo, para estar dentro da lei atualmente, a sua organização precisa ter arquivado toda a documentação de 2013 até 2018.
Por que é importante entender a regra e se enquadrar? Toda empresa em atividade no mercado brasileiro está sujeita a receber o fisco para conferência de suas ações tributárias. Durante esse processo, se a organização apresentar notas com dados errados, ela pode ser autuada e até multada. O valor da multa, por exemplo, pode ultrapassar R$ 1.000,00 para cada documento perdido.
Nesse cenário, para garantir a operação do seu negócio, é essencial acompanhar a legislação fiscal brasileira e fazer a guarda correta dos arquivos.
Veja soluções para organizar o arquivamento de documentos fiscais
Ciente das obrigatoriedades legais, é hora de partir para a prática! Separamos algumas dicas para facilitar a gestão e armazenamento dos seus arquivos:
1. Estabeleça padrões de organização dos documentos
O volume de arquivos gerados por uma empresa é alto. Portanto, é imprescindível traçar um plano de padronização para organizá-los e evitar a perda de papéis importantes.
A principal dica é definir como será a divisão dos documentos. O gestor pode escolher se o armazenamento das notas será feito por mês, tipo de produto, segmento de atuação, entre outros. Existem diversas formas de decidir uma nomenclatura, contudo o mais importante é encontrar uma opção condizente com a rotina da sua equipe.
Para auxiliar nessa etapa, pesquise metodologias que facilitem a localização e visualização dos arquivos guardados. É uma ação simples, mas que gera economia de tempo e aumenta a eficiência na consulta das informações.
2. Defina o local para reunir todos os arquivos
O próximo passo é escolher um local para reunir todos os arquivos, sejam físicos ou eletrônicos.
No caso de papéis e livros de escrituração, reservar uma sala específica para guardá-los é uma boa solução. Entretanto, lembre-se de que os documentos são valiosos. Por isso, deixe uma pessoa responsável para fazer o manuseio, a conferência e o controle da entrada e saída dos arquivos.
Já para as empresas que digitalizam essas informações, a guarda fica mais simples. Afinal, basta ter um sistema no computador para consultar os dados. Uma boa dica para juntar os documentos digitais é usar uma solução em nuvem. A tecnologia tem baixo custo e rápida instalação.
O armazenamento em nuvem ainda permite o acesso a distância e aumenta a segurança das informações, pois é possível controlar o acesso aos arquivos por meio de senhas pessoais. Além disso, é fácil de integrar a outros sistemas de gestão utilizados pela empresa, como ERPs.
3. Acompanhe o processo de arquivamento
Crie o hábito de verificar, pelo menos uma vez por semana, as notas fiscais eletrônicas e os papéis de escrituração. A necessidade de apresentar a documentação para a Sefaz pode surgir de repente e, se alguma informação estiver errada, a empresa tem pouco tempo para corrigi-la.
Insira também, na rotina da empresa, a verificação frequente dos protocolos de segurança dos servidores. Um problema de rede não pode interferir na segurança dos documentos fiscais.
Além disso, separe um tempo para analisar os arquivos e fazer relatórios mais detalhados. Não adianta automatizar o registro de informações se não souber interpretá-las, certo? Executar essa medida ajuda a identificar os gastos tributários desnecessários e otimizar processos burocráticos, contribuindo para o crescimento e o bom desempenho da organização.
4. Invista em uma ferramenta de gerenciamento fiscal
Automatize o processo de consulta, download e gestão de documentos fiscais eletrônicos. Para isso, invista em uma plataforma on-line de inteligência fiscal. Dessa forma, a sua empresa terá a garantia de entregar notas com validade jurídica para autenticar no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
O software ainda melhora a rotina de trabalho da sua equipe. A maioria das plataformas do mercado permite filtrar os documentos usando diversos dados presentes nos arquivos XML, como etiquetas, código de barras, CFOP (Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços). Dessa maneira, as consultas de notas fiscais eletrônicas ficam mais simples e rápidas.
Fazer a auditoria das notas fiscais também fica bem mais simples e seguro. O sistema identifica informações discrepantes e realiza a correção diretamente nos arquivos emitidos antes de enviar para a Sefaz. Com isso, a organização diminui as chances de fraudes e se prepara melhor para as fiscalizações.
Com essas soluções, o crescimento do negócio no mercado é mais consistente. Todavia, para uma empresa apresentar resultados satisfatórios, é preciso um trabalho de estímulo constante em uma cultura de organização. Cabe ao gestor assumir essa responsabilidade e incentivar o exercício diário dessas ações pelos colaboradores.
Saiba como o armazenamento correto contribui para o desenvolvimento do negócio
A gestão e o armazenamento de documentos são um conjunto de práticas para facilitar o uso, a avaliação, o envio e o recebimento de informações da empresa. O processo simplifica a interação da organização com o fisco, com a equipe interna e com os stakeholders.
Investir na guarda inteligente dos arquivos do negócio tem diversas vantagens, como:
- qualidade dos serviços prestados;
- melhoria na produtividade da equipe;
- aumento da lucratividade;
- agilidade na troca de informações;
- facilidade na atualização dos documentos;
- otimização de recursos financeiros;
- transparência na tomada de decisões.
Iniciar o arquivamento de documentos fiscais eletrônicos realmente exige dedicação e organização do gestor empresarial. Contudo, a segurança, a agilidade e a economia conquistadas a longo prazo compensam o investimento.
Gostou das nossas soluções para fazer a guarda de documentos fiscais? Então, compartilhe este texto nas redes sociais e continue acompanhando as nossas dicas sobre armazenamento inteligente de arquivos!