Na vida real, pactos e acordos são celebrados com assinaturas em papel e registrados em cartório. Já na internet, duas ou mais partes declaram concordar com um trato pelo certificado digital.
E se em documentos físicos vale o que está escrito, nos documentos digitais a veracidade da assinatura é comprovada de uma forma diferente. Contudo, por mais que a assinatura eletrônica ou um certificado não sejam tangíveis, eles têm, na prática, os mesmos efeitos legais das assinaturas a caneta.
Ficou na dúvida? Continue lendo para entender melhor o significado desse importante mecanismo para regular contratos fechados ou acordos por meio da Web.
Qual a finalidade do certificado digital?
A internet é amplamente utilizada para o processamento de dados e para a troca de documentos entre cidadãos, empresas e governos. Dessa maneira, é responsabilidade dos profissionais de segurança da informação criar meios para validar a identidade das pessoas físicas e jurídicas de direito público e privado em transações digitais.
Assim, surgiu a certificação digital, que provê mecanismos de segurança capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade por meio de chancela eletrônica.
No cerne da certificação digital existe o certificado digital, que é um comprovante virtual com validade jurídica, que garante proteção às transações digitais e outros serviços via internet, por meio de criptografia.
Dessa maneira, é possível assinar e enviar documentos pela Web, realizar transações bancárias, fazer login em ambientes seguros, assinar documentos fiscais e contábeis, enviar declarações da empresa, entre outros serviços.
Em relação ao formato de armazenamento, existem dois tipos de certificados digitais:
- A1: armazenado no computador e com validade de um ano;
- A3: armazenado em um dispositivo criptográfico (Token USB ou Smart Card) e com validade de até três anos.
Já em relação à destinação, temos os seguintes formatos:
- E-CPF — versão eletrônica do número no Cadastro de Pessoas Físicas;
- NF-e — a Nota Fiscal Eletrônica, obrigatória para acobertar operações comerciais, quando exigido;
- E-CNPJ — versão eletrônica do número no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas;
- SSL — certificado eletrônico que atesta a segurança de sites.
Como fazer?
Os certificados digitais são emitidos por autoridades certificadoras, que são empresas homologadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). São validados por intermédio de uma autoridade de registro, pessoas físicas credenciadas a emitir e renovar os certificados digitais.
Para emitir um certificado digital, a pessoa deve comparecer, pessoalmente, a um ponto de atendimento de uma autoridade certificadora. Também poderá solicitar a visita de uma agente de registro, que verificará a veracidade dos documentos para emitir ou renovar o certificado digital.
Quais as vantagens para contadores?
As rotinas contábeis exigem, em geral, a concordância entre as partes interessadas para que documentos fiscais e tributários tenham respaldo jurídico.
Por outro lado, a contabilidade digital está evoluindo a passos largos e isso quer dizer que não dá mais para confiar apenas em documentos no papel. Afinal, se até mesmo as notas fiscais são eletrônicas, não faz mais sentido continuar preso a documentos físicos, certo?
Empresas contábeis podem e devem utilizar o certificado digital em suas operações, com bons motivos para isso:
Redução de custos
O certificado equivale à assinatura em arquivos eletrônicos, dispensando papel e caneta e com validade perante a lei. Para isso, é necessário submeter o arquivo a uma plataforma, conhecida como Portal de Assinaturas, e usar o seu certificado para assinar.
Em seguida, basta mandar o documento para quem de direito e está feito. É um processo seguro, à prova de fraude e o que é melhor, que poupa pesados custos com transporte e entrega de documentos.
Pode ser armazenado em qualquer dispositivo
Como boa parte dos recursos eletrônicos, o certificado digital pode ser guardado até mesmo em smartphones. Para contadores e gestores de escritórios de contabilidade, o Mobile ID permite assinar documentos, enviar declarações ou fazer autenticação em sites. Não é preciso instalar aplicativos, a emissão e o armazenamento do Mobile ID são feitos diretamente no dispositivo.
Como vantagem adicional, se o cliente do Contador também usa Mobile ID, é possível aprovar operações remotamente. Assim, elimina-se a necessidade de uma terceira parte para legitimar um acordo ou verificar os certificados, já que cliente e contador contam com uma certificação em comum.
Quem precisa?
Todos que fazem transações online e que precisam comprovar as identidades das partes envolvidas podem aderir ao certificado digital.
De qualquer forma, nem sempre a certificação eletrônica é uma alternativa, já que para algumas pessoas jurídicas trata-se de uma exigência. É o caso das empresas que emitem Nota Fiscal eletrônica (NF-e), e todas aquelas optantes dos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido.
Ficam desobrigadas, portanto, as PJs que optam pelo regime Simples Nacional e os Microempreendedores Individuais (MEI), a não ser que venham a participar de processos em que seja exigida a certificação.
Quais são principais operações que exigem certificado digital?
Confira as operações mais comuns para empresas, nas quais o certificado digital é exigido como comprovante de identidade:
- utilização de serviços da Receita Federal;
- acessos ao Receitanet;
- cadastros, consultas ou cancelamento de procuração no e-CAC;
- acessos ao e-CAC;
- emissão e retificação do Redarf;
- emissão ou parcelamento de DAS;
- acessos à Conectividade Social ICP;
- utilização do GESP;
- execução de transações no Sisprouni;
- assinatura de Escrituração Fiscal;
- emissão de declaração do CAGED;
- cadastro no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI);
- declaração do DMED, para profissionais da saúde;
- solicitação de financiamento no Finep;
- acessos ao CNES;
- assinaturas de contratos de câmbio;
- envio de DIPJ;
- assinatura de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
Existem ainda outras operações em que a certificação eletrônica é uma exigência, dependendo do estado em que for feita. Em São Paulo, por exemplo, o certificado A3 é obrigatório para fazer Declaração Sobre Operações Imobiliárias (DOI). Outra exigência é para quem pretende operar no comércio internacional, no qual é necessário certificado para fins de registro no Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex).
Conhece a Estônia, primeiro país do mundo 100% digital?
Embora no Brasil a digitalização dos procedimentos fiscais, processos civis e outras formalidades esteja adiantada, nada se compara a um pequeno país báltico europeu. O país em questão é a Estônia, que se tornou conhecida, entre outras coisas, por ser a primeira “democracia digital” do mundo.
Lá, a identificação eletrônica não é uma opção, mas uma obrigação. Quem não tem uma identidade digital, na Estônia, não existe oficialmente. Portanto, não pode realizar uma série de operações que exijam assinatura reconhecida.
A base para assegurar a autenticidade das operações é o “protocolo da confiança”, como também é conhecido o blockchain. Trata-se de um imenso banco de dados descentralizado, em que os códigos de programação não podem ser adulterados. Assim, fica garantida a veracidade das operações realizadas digitalmente.
Evidentemente, o uso de dispositivos físicos não foi definitivamente abolido, até porque existem muitas nações que não privilegiam o registro digital. Assim sendo, na Estônia, as identidades também existem no formato de cartão, com o acréscimo de um chip, tal como os cartões bancários.
Tamanho avanço permite ao cidadão comum fazer coisas que, no Brasil, ainda cabem exclusivamente aos órgãos de controle. Uma delas é a possibilidade de cada um modificar seu registro civil, de forma simples, rápida e online. Outra vantagem do registro digital maciço é a transparência. Na Estônia, todos podem ter acesso à informação sobre empresas e políticos, inclusive o presidente.
Embora os padrões estonianos ainda não sejam nossa realidade, é fato que já houve muita evolução. Afinal, provas de que o certificado digital veio para ficar são o próprio SPED Fiscal e a recente digitalização das carteiras de habilitação, entre outros documentos.
E você, tem alguma opinião ou acha que precisamos melhorar em relação aos processos de certificação digital? Deixe um comentário, será um prazer saber o que você pensa!