A segurança de dados na contabilidade é indispensável para garantir a confiabilidade das operações e manter a salvo informações confidenciais. A contabilidade digital faz parte das rotinas de empresas contábeis e não contábeis, portanto, é justo concluir que um ciberataque pode colocar em risco as corporações que operam on-line.
Segundo um estudo da Kaspersky, 29,4% dos computadores sofrem, em um ano, pelo menos um ataque do tipo malware. Trata-se de um programa classificado como “malicioso”, ou seja, sua finalidade é infiltrar-se em um banco de dados particular e extrair dele informações sigilosas.
Dessa forma, é muito importante que você, gestor, conheça os meios mais indicados para resguardar-se de possíveis ameaças virtuais. Continue lendo para saber quais são e o que fazer!
Salvar arquivos em nuvem
A cloud computing é um dos recursos mais difundidos no contexto da contabilidade digital. Mais conhecido como armazenamento na nuvem, em referência ao espaço virtual que os arquivos ocupam, trata-se do uso de servidores remotos por meio de sites e aplicativos.
No nível empresarial, tenha em vista que é necessário muito mais espaço para guardar documentos. Afinal, pelas regras contábeis, notas fiscais, Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e outros registros devem ser mantidos intactos por pelo menos 5 anos.
Ferramentas como o Google Drive, por exemplo, oferecem planos com os quais seu negócio poderá ampliar o espaço para armazenamento em até 10 TB.
Em contrapartida, um volume massivo de documentos sigilosos precisa ser guardado a salvo de ataques virtuais, e é essa a proteção que um Software as a Service (SaaS) como o Google Drive pode oferecer.
Nele, as informações estarão protegidas por dispositivos de segurança que alertam sobre tentativas de login suspeitas. Se algum hacker mal-intencionado tentar burlar as regras de autenticação, você será informado em tempo real.
Fazer backups constantes
Outra vantagem que a cloud computing permite explorar é a chance de fazer backups de segurança periódicos. Além disso, como seus arquivos contábeis estarão armazenados em servidores remotos, poderão ser acessados a qualquer hora, não importa o local.
Assim, sua empresa poderá criar cópias de segurança de tudo que for mais importante, e armazenar esses arquivos na própria nuvem ou nos equipamentos em sua empresa.
Nesse aspecto, é fundamental que você defina rotinas para criação de backups, afinal, os arquivos chegam em um fluxo permanente, o que exige constante atenção. Conforme esse movimento seja menor ou maior, você deverá estipular backups semanais, mensais ou, em casos mais extremos, diários.
Outro ponto que precisa ser definido é atribuir a responsabilidade para execução das cópias de segurança. Se sua empresa não tem profissionais que possam se dedicar à tarefa, uma alternativa é contar com o próprio Google Drive para fazer backup de tudo que estiver armazenado em suas máquinas automaticamente, em rotinas programadas.
Monitorar a troca de dados
Empresas que adotam a política Bring Your Own Device (BYOD) devem ficar ainda mais atentas à segurança de dados na contabilidade. Nelas, os colaboradores utilizam seus próprios dispositivos móveis como ferramenta de trabalho. Isso significa que, fora do ambiente de trabalho, estarão expostos a ameaças que você não poderá controlar.
Diante da eventualidade de um vírus ser acidentalmente baixado ou transferido de um dispositivo particular para os computadores de sua empresa, toda proteção é pouca.
Para evitar esse tipo de ameaça, o ideal é contar com SaaS que forneça, além de espaço para armazenamento e backup, antivírus e antimalware nativo, ou seja, que também seja blindado contra possíveis invasores.
Preferir planos profissionais
Deixar de investir em segurança de dados na contabilidade pode sair muito mais caro do que se sua empresa poupasse esses valores. Conforme divulgado no portal TI Inside, os ataques cibernéticos, em 2015, geraram prejuízos de cerca de US$ 15 milhões nos Estados Unidos, um crescimento de 19% em relação ao ano de 2014.
No Brasil, os números para o mesmo período são ainda mais assombrosos. No total, foram perdidos US$ 20 bilhões em virtude de fragilidades na segurança virtual que não impediram o roubo de dados, que cresceu impressionantes 2100% nesses anos.
O volume de roubos e ameaças virtuais só reforça a importância de investir em recursos que blindem os dados sigilosos. Os softwares fiscais são a melhor alternativa, já que operam dentro da nuvem, conforme protocolos e linhas de programação que dificilmente podem ser superadas por invasores. O mesmo não aconteceria com ferramentas gratuitas, necessariamente mais frágeis por não contarem com recursos de defesa.
Realizar a manutenção de softwares e hardwares
A utilização de SaaS, por outro lado, não elimina a necessidade de se fazer periodicamente a manutenção das funcionalidades em seus equipamentos. Limpeza de disco, verificações de antivírus e até desfragmentação de disco são algumas das ações em nível de software que sua empresa deverá manter programadas.
Já na parte de infraestrutura de hardware, que são os seus equipamentos, o ideal é contar com suporte que faça a troca regular de peças danificadas, obsoletas ou que estejam rendendo abaixo do normal. As falhas na segurança também começam por componentes e dispositivos com problemas físicos, portanto, esse é mais um cuidado fundamental a ser observado.
Outro aspecto importante é que equipamentos obsoletos ou com problemas são um entrave à produtividade. Seus colaboradores merecem ter à disposição o melhor que sua empresa pode oferecer!
Controlar o acesso a arquivos sigilosos
A rotina contábil implica o acesso a dados estratégicos para as empresas. DREs, Balanços Patrimoniais e outros informativos do gênero contém informações que, se pararem em mãos erradas, podem expor a empresa violada à concorrência desleal.
Assim sendo, uma outra medida que sua empresa deve adotar é cuidar dos níveis de acesso que seus contadores ou profissionais do setor financeiro têm a esses arquivos.
Conhecendo quem possui acesso aos diretórios, fica mais fácil saber a quem recorrer caso alguma falha comprometa as restrições impostas.
Outro procedimento a ser adotado para assegurar a segurança de dados na contabilidade é a troca de senhas periódicas de softwares e dispositivos. Com essa simples medida, você já evita que um invasor tenha tempo para usar softwares que testam senhas em eventuais tentativas de burlar suas defesas. Todo cuidado é pouco!
Se você se interessou pelo assunto e quer saber mais sobre soluções que aumentem a segurança dos dados na sua contabilidade, faça contato agora mesmo. Teremos prazer em ajudar!