Não é segredo para ninguém que a tecnologia avançou muito nos últimos anos, certo? Com isso, cada vez mais organizações vêm transformando suas atividades cotidianas e adotando novas formas de realizar as mesmas funções de antes. Nesse cenário, a automação do processo fiscal aparece como excelente alternativa para otimizar recursos e melhorar a eficiência.
A automação de processos nada mais é que a otimização e a automatização das principais tarefas de uma organização ou de um departamento específico. Ao automatizar afazeres, as empresas economizam e ainda alcançam inúmeros objetivos sem precisar expandir suas equipes. Afinal, saber usar a tecnologia com inteligência permite que ela seja uma enorme aliada nas obrigações diárias.
Então, que tal descobrir os motivos para investir na automação do processo fiscal? Separamos aqui as 10 principais razões! Confira a seguir!
1. Melhor eficiência
Ao contar com uma solução tecnológica para a área fiscal, você tem a garantia de que o processo será executado de maneira fiel, ou seja, da mesma forma como foi previsto anteriormente.
É possível, por exemplo, implementar um workflow (fluxo de trabalho) para eliminar quaisquer erros e inconsistências. Assim, o departamento ganha padronização na operação, conquistando mais qualidade em tudo o que faz.
Junto a isso, há aumento significativo da velocidade de execução das tarefas, levando à eliminação do tempo ocioso entre as atividades.
2. Redução de custos
A redução brutal de tempo proporcionada pela automação do processo fiscal faz com que a companhia possa reduzir custos de diversas formas. O valor da hora dos colaboradores passa a ser mais bem aproveitado, dispensando novas contratações e permitindo operar com equipes mais enxutas.
Outro ponto importante é que as horas extras — que são alguns dos itens mais caros da folha de pagamento — diminuem ou são até mesmo eliminadas!
3. Melhoria da integração entre as tarefas
Com a automação, há um sistema de informação comum a todos os envolvidos no processo fiscal. Isso significa que existe integração entre as diferentes tarefas e processos que são realizados pelo setor.
O próprio sistema mostra quais funções devem ser cumpridas, em qual ordem devem ser executadas e quais documentos estão faltando. Desse jeito, não há espaço para falhas de comunicação entre colegas ou atrasos por falta de informações.
4. Mais agilidade nas rotinas fiscais
Com a integração mencionada, a velocidade do processamento de dados aumenta naturalmente. Isso é possível porque, em grande parte, os atrasos nas rotinas fiscais ocorrem por entraves que impedem de concluir — ou até mesmo iniciar — certas tarefas.
Uma vez que o colaborador sabe exatamente o que precisa ser feito e tem em mãos todas as informações e recursos necessários para realizar a função, as rotinas ganham agilidade.
5. Maior organização
Se há um problema que pode atrapalhar muito a rotina fiscal, essa questão é a falta de organização. Sem ela, fica praticamente impossível realizar o trabalho, não é verdade?
Ao implementar a automação do processo fiscal, você tem a ajuda da tecnologia para cuidar dessa parte. Um software especializado é capaz de:
- gerenciar automaticamente todos os documentos fiscais eletrônicos de seus clientes (NF-e/NFC-e/SAT/NFS-e);
- buscar automaticamente todos os SATs;
- buscar automaticamente todas as NF-es de entrada;
- enviar automaticamente para o próprio sistema todas as NF-es, NFC-es e CT-es;
- buscar NF-es pela chave.
Todas essas vantagens facilitam imensamente a organização, tornando o trabalho bem mais fácil e rápido.
6. Monitoramento em tempo real
Uma das vantagens de contar com uma plataforma integrada é poder acompanhar em tempo real os indicadores de todos os processos em execução. Isso permite que, quando necessário, o gestor tome decisões rapidamente para corrigir o rumo das atividades.
Em poucos segundos, você pode saber se uma tarefa está concluída ou em andamento. Com isso, a produtividade da equipe também aumenta, sem depender que o líder esteja presente o tempo todo cobrando as entregas.
7. Atuação estratégica
A automação via software permite definir, configurar e padronizar indicadores de performance estratégicos. Assim, a qualquer momento, o líder pode obter relatórios consolidados com números extremamente importantes para a gestão fiscal.
Isso, naturalmente, facilita as tomadas de decisão, evitando uma série de erros na estratégia empresarial e permitindo a construção de vantagens competitivas. Além disso, a plataforma fornece um histórico dos tempos de todas as atividades, viabilizando uma análise rica para melhorar o processo fiscal.
8. Eliminação de erros
Na área fiscal, são muitas informações a serem controladas e conferidas. A boa notícia é que, por meio da automação, pode-se prevenir os principais problemas que tiram o sono dos contadores, como:
- não ter certeza de que todos os documentos fiscais para escriturar (NF-e/NFC-e/SAT/CT-e e NFS-e) estão à disposição;
- não ter condições de garantir que os tributos e impostos dos documentos fiscais eletrônicos de seus clientes estejam corretos;
- ter um cadastro com a classificação tributária errada, NCMs trocados ou NCMs com tributos errados.
A automação permite fazer a auditoria dos documentos de entrada e saída, mostrando se houve algum erro. Outro ponto importante é que, ao automatizar atividades humanas, o risco de erros é consequentemente reduzido.
9. Aumento da segurança
Além da eliminação de erros — que traz mais segurança para entregar um trabalho consistente aos clientes —, a automação também propicia a redução de riscos no que diz respeito às informações.
Ao contar com um software integrado e específico para a área fiscal, todos os dados ficam armazenados e protegidos na nuvem, contando com backups (cópias) extras para garantir que nada se perca. Sendo assim, eliminam-se as chances de perder algum documento ou ter os arquivos roubados por invasões nos computadores da empresa.
10. Ganho de mobilidade
Por fim, por contar com uma base de dados na nuvem, você ganha a oportunidade de operacionalizar de qualquer lugar. Isso é extremamente útil para os momentos em que o gestor ou os colaboradores estão em uma reunião no cliente, por exemplo. Nesses casos, não é necessário levar arquivos — basta acessar o sistema de celular, tablet ou notebook para conferir as informações desejadas.
Agora, que você já conhece as principais razões para investir na automação do processo fiscal, deve estar se perguntando como implementá-la na sua empresa, não é mesmo? Nesse momento, é importante apostar no planejamento! Esse plano deve prever como a tecnologia será inserida na empresa e de que forma os colaboradores aprenderão a utilizá-la.
Como a automação depende de um parceiro que ofereça uma solução de tecnologia para a área fiscal, é fundamental contratar uma empresa conceituada. Dessa maneira, você poderá contar com um software de alta qualidade e também com todo o suporte para treinamentos.
Aproveite este momento e entre em contato conosco para saber como podemos ajudá-lo!