Gerenciar rotinas fiscais com eficiência é de suma importância para um escritório contábil. Essa é uma área que envolve muitos aspectos tributários e eles precisam estar de acordo com a legislação para evitar problemas aos clientes.
O escritório tem o papel de fornecer informações corretas para os empreendedores fazerem um planejamento adequado. Você pode, inclusive, auxiliar o cliente a ter uma margem de lucro maior ao fazer o ajuste do recolhimento de impostos. Como aperfeiçoar o gerenciamento das rotinas fiscais e evitar falhas nos processos? Acompanhe as 7 dicas a seguir!
1. Gerenciamento do tempo da equipe
É fundamental avaliar a produtividade da equipe durante o horário de trabalho. Para isso, existem ferramentas de controle do tempo utilizado em cada tarefa. O Toggl, por exemplo, é um aplicativo simples de ser utilizado e instalado nos computadores. Ele faz o acompanhamento do desempenho dos colaboradores e o tempo utilizado em cada atividade.
Dessa forma, você consegue fazer uma avaliação sobre o rendimento da equipe e propor mudanças nos processos para ajustar algumas demandas.
2. Automatização das tarefas operacionais
Utilizar plataformas tecnológicas é uma maneira eficaz de obter mais agilidade e precisão nas tarefas operacionais. Elas ainda dão mais confiabilidade para as informações, pois conseguem fazer uma integração dos dados.
Muitas soluções do mercado ajudam você a fazer a classificação tributária do cadastro dos produtos dos clientes, o gerenciamento automático dos documentos fiscais eletrônicos e a auditoria de entrada e saída. Dessa maneira, você evita a intervenção humana e direciona os profissionais para as demandas que exigem um conhecimento técnico qualificado.
A tecnologia contribui para evitar erros de cálculos tributários para você atender o cliente da maneira mais correta possível. Muitas plataformas ainda contam com sistemas na nuvem. Isso dá mais segurança para as informações e ainda permite que o colaborador trabalhe de qualquer lugar com acesso à internet, o que garante mais flexibilidade para a empresa.
3. Organização das atividades
Não existe eficiência sem organização. Você sabe que erros nos cálculos de impostos podem provocar perdas significativas para as empresas. Portanto, é fundamental manter toda a documentação dos clientes em ordem e estabelecer pessoas responsáveis por cada demanda.
Uma ferramenta muito útil para isso é o Trello. Ele permite anexar documentos, fazer a interação com a equipe, determinar o responsável pelo projeto e estabelecer um prazo de entrega de acordo com a urgência da tarefa. Assim, você consegue acompanhar como está o desenvolvimento do trabalho de cada cliente.
Essa é uma solução muito simples e fácil de ser utilizada, pois demonstra de forma visual o progresso dos projetos.
4. Comunicação integrada
Gerenciar rotinas fiscais não é uma tarefa simples. Manter uma boa comunicação entre a equipe e o cliente é essencial para ter informações sempre atualizadas. Ao utilizar um software para gerenciar os documentos fiscais você tem a garantia de que todos os materiais estarão à sua disposição na hora que precisar, pois a ferramenta faz a integração com o ERP (Enterprise Resource Planning) do cliente.
Uma solução como essa também faz o envio automático de todas as notas fiscais emitidas pelo cliente. Um sistema de gerenciamento fiscal ainda permite o confronto entre os documentos de entrada e saída para não haver erros na hora de processar as informações.
Essa comunicação entre as ferramentas facilita o dia a dia do contador, que não precisa aguardar o envio dos documentos pelo cliente. Isso dá mais agilidade ao trabalho e evita erros nos cálculos de impostos.
Também é importante se preocupar com a comunicação entre a equipe e o cliente. Ao demandar tarefas específicas para cada colaborador, por exemplo, você evita que duas pessoas trabalhem na mesma atividade.
Em relação aos clientes, é muito importante adotar ferramentas ágeis de comunicação. O WhatsApp Business, por exemplo, pode ser utilizado para a equipe esclarecer eventuais dúvidas e repassar informações urgentes para os clientes.
Já ferramentas como Skype e Appear.in podem ser usadas para fazer reuniões de negócios e palestras. Se muitos clientes tiverem a mesma dúvida, por exemplo, você pode agendar um encontro na plataforma para fornecer a mesma explicação para todos.
5. Capacitação profissional
Uma equipe especializada consegue produzir mais e melhor. Por esse motivo, é importante incentivar os profissionais a participarem de workshops e cursos rápidos de atualização. Isso permite que eles estejam cientes sobre os novos padrões adotados no mercado e as principais mudanças na legislação.
Além disso, uma equipe capacitada poderá esclarecer melhor as dúvidas dos empresários. Isso aumenta a satisfação e fidelização de clientes.
6. Padronização do atendimento ao cliente
Além de investir no uso de tecnologia para atender bem os clientes é imprescindível criar uma padronização nos processos. Se você atende muitas empresas do mesmo segmento, provavelmente os empresários terão dúvidas semelhantes sobre alguns procedimentos.
Uma maneira de esclarecer essas dúvidas com mais agilidade é a criação de um manual. O documento deve conter informações claras e objetivas para informar o cliente sobre emissão de notas fiscais e outros procedimentos comuns no dia a dia. Você pode utilizar imagens para complementar os dados e facilitar a compreensão de todos.
7. Criação de um controle interno
Você precisa estabelecer um processo padrão para o cumprimento das demandas e um controle interno sobre o envio de impostos e obrigações acessórias. Afinal, não dá para esquecer esses documentos, certo?
Uma maneira de fazer isso é a divisão de tarefas entre os colaboradores e o coordenador da equipe. Os profissionais podem enviar as informações aos clientes e esclarecer eventuais dúvidas, mas a validação final sobre os procedimentos realizados deve ser feita pelo coordenador.
Essa prática ajuda a evitar erros e esquecimentos, pois sempre haverá uma pessoa com visão externa para avaliar a situação. Isso também auxilia a manter a integridade das informações e evitar lançamentos duplicados no sistema.
Enfim, gerenciar rotinas fiscais demanda muita atenção da equipe e profissionalismo. Utilizar um sistema para automatizar algumas tarefas leva mais eficiência e segurança aos processos.
Gostou das dicas? Assine a nossa newsletter agora mesmo e receba mais informações para ajudá-lo com a gestão do escritório contábil!
