O sempre intrincado sistema tributário brasileiro força as empresas otimizar a rotina fiscal em função não só da apuração correta dos impostos, mas também da necessidade de se evitar multas. A lei prevê sanções para empresas que deixam de cumprir com prazos e entrega de obrigações acessórias, inclusive no caso das inativas.
Portanto, se até mesmo PJs que já encerraram suas atividades podem ser penalizadas, o cuidado deve ser ainda maior para quem está no mercado (e quer continuar nele). A solução é, necessariamente, organizar as rotinas relativas à cobrança de impostos, o que minimiza as chances de erro e, em última análise, reduz os custos operacionais.
Avance na leitura e descubra quais são os métodos, técnicas e artifícios legais que sua empresa pode usar para garantir a adequação às determinações do fisco!
Mantenha as notas fiscais organizadas
A tributação nas empresas é invariavelmente registrada pelas informações que constam nas notas fiscais. Além disso, de acordo com os artigos 195 e 174 do Código Tributário Nacional, toda empresa é obrigada a guardar as notas fiscais emitidas pelo período de cinco anos.
Com a consolidação da NF-e, a Nota Fiscal Eletrônica, os registros em papel foram definitivamente abolidos, o que obriga as empresas a manter suas notas armazenadas em arquivos no formato .XML.
Contudo, a guarda das notas é apenas um dos procedimentos que devem ser seguidos. Os dados relativos às movimentações financeiras são baseados no histórico de notas emitidas. Por isso, o preenchimento dos campos nos formulários para envio à Receita Federal não podem conter erros ou inconsistências, o que é mais um bom motivo para zelar pela organização.
Treine funcionários periodicamente
O contribuinte brasileiro é aborrecido diariamente com normas, decretos, circulares e instruções normativas que mudam as regras do jogo fiscal com bastante frequência.
Considerando a elevada burocracia, o risco de errar na hora de prestar contas ao fisco torna-se iminente — ou seja, é muito fácil deixar de cumprir com uma obrigação, mesmo que por causa de detalhes ínfimos.
Para lidar com esse desafio, automatizar processos é um passo essencial que abordaremos adiante. Outro aspecto muito importante é investir no treinamento das pessoas que, direta ou indiretamente, lidam com dados sensíveis para a Receita Federal. Lembre-se de que sua empresa começa a ser tributada a partir do registro de uma venda, o que significa que está nas mãos dos seus colaboradores garantir o repasse correto de informações fiscais.
Implemente um sistema de gestão
A informatização do sistema tributário brasileiro é uma realidade inescapável. Com o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), processos outrora em papel ou que eram realizados por meios analógicos ganharam versões eletrônicas.
Sendo assim, não se pode conceber uma rotina fiscal eficiente que prescinda dos meios digitais e da Tecnologia da Informação, concorda?
O já citado preenchimento de formulários contendo dados sobre notas, por exemplo, pode (e deve) ser automatizado com um sistema de gestão fiscal. Considerando que sua empresa emite sempre os mesmos tipos de NF-e, não faz sentido deixar a cargo da mão humana o preenchimento de documentos fiscais. Como vimos, caso haja erros ou discrepâncias no repasse de informações, tais falhas podem gerar multas completamente evitáveis lançando mão da automatização.
Entre na era da inteligência fiscal
Para empresas que ainda não estão habituadas a dar à tributação a atenção devida, o conceito de inteligência fiscal pode causar estranheza. Afinal, se estamos tratando de algo que é obrigatório, tanto faz se usamos inteligência ou não: o que importa é honrar os compromissos e fim de papo, certo?
Acontece que a coisa não é tão simples assim. Até mesmo microempresas que atuam apenas em seus locais de origem precisam de inteligência para que a cobrança de impostos não venha a consumir uma fatia do seu faturamento.
Um exemplo disso é quando se escolhe o regime tributário sem o apoio de uma assessoria. Embora o Simples Nacional seja de fato o mais vantajoso, em virtude de sua burocracia reduzida, ele nem sempre é a melhor opção em termos de alíquotas ou para recebimento de créditos fiscais.
Evite tomar decisões sozinho
A precipitação pode gerar consequências nefastas para as finanças, como multas sobrepostas e o temível efeito “bola de neve”. A empresa recebe uma penalidade aqui, outra ali e, no final, juros se acumulam sobre juros.
É o caso de empreendimentos que optam por um regime tributário de forma inadvertida, passando a receber créditos fiscais indevidos. Nada acontece a curto prazo, o que gera a percepção de que as coisas estão sob controle. Entretanto, as irregularidades na apuração dos impostos nunca passam batidas pelo fisco.
Não seria melhor consultar especialistas antes de tomar uma decisão que afete a forma como seu negócio é tributado? Na maior parte dos casos, a economia apressada de hoje pode representar uma grande dor de cabeça amanhã. Não se arrisque!
Dedique atenção especial aos tributos estaduais e municipais
Não são apenas as obrigações acessórias que consomem tempo e recursos em seu cumprimento. Impostos locais, como o ICMS, de competência dos estados, e ISS, cobrado pelos municípios, exigem dos empresários elevada capacidade de lidar com uma imensa variedade de alíquotas, condições e exigências específicas.
Só o mecanismo de Substituição Tributária (ST), vinculado à cobrança de ICMS, é, por si só, um tremendo desafio para os profissionais responsáveis pela tributação. Além das diferenças nas taxas e alíquotas entre os estados, é preciso considerar sempre a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM).
Essa é uma entre a série exigências para que a transferência de responsabilidade pelo recolhimento do imposto seja feita da forma correta. Se tratada de forma displicente, ela poderá expor sua empresa a cobrança indevida de imposto, o que não raramente passa batido por anos, gerando prejuízos de grande monta.
Além disso, quando seu negócio avalia os impactos dos impostos locais, torna-se possível:
- o recebimento de créditos fiscais, se fizer jus;
- evitar o pagamento de impostos a maior;
- mitigar o impacto financeiro das alíquotas mais pesadas;
- garantir a correção da aplicação do regime de substituição tributária.
Otimizar rotina fiscal é, acima de tudo, um componente da gestão fundamental, considerando a pesada carga tributária brasileira e sua gigantesca burocracia. Não deixe para depois: aplique as dicas que você conheceu agora e deixe os problemas com o fisco para trás!
Continue mantendo a postura ativa em seus negócios e em especial na hora de arcar com as responsabilidades fiscais. Não deixe de assinar nossa newsletter para ficar sempre bem informado!
