Gestão Fiscal: descubra sinais de que é hora de implementar um software de gestão em sua contabilidade

Por mais que seja possível empregar métodos simples e informais de gestão no início de uma empresa de contabilidade, chega um momento em que o volume de operações cresce e ela passa a demandar maior profissionalismo. Quando isso ocorre, para suprir as novas necessidades, torna-se essencial adotar uma ferramenta moderna de gestão fiscal, que automatize processos e aumente a eficiência das rotinas tributárias.

No entanto, nem sempre é fácil identificar qual o momento ideal para implantar um sistema assim. Pensando nisso, resolvemos elencar sinais que apontam quando é chegada essa hora, para que você consiga analisar e entender se deve ou não contratar uma solução do tipo. Continue lendo para descobrir quais são elas!

Qual o papel de softwares de gestão da área fiscal?

Atualmente, o papel da maioria dos softwares de gestão fiscal do mercado é o de fazer a escrituração, ou seja, apenas facilitar esse processo. Contudo, isso não elimina a intervenção humana e a necessidade de gerenciamento, pois a maioria desse tipo de tecnologia não realiza a gestão, que é feita apenas pelo analista ou por outro profissional.

Por outro lado, o papel ideal de uma solução fiscal envolve efetuar a gestão e a escrituração, de forma automática, bem como trazer qualidade e segurança às informações e fazer a apuração e a geração das obrigações.

Existem algumas soluções tecnológicas que executam esses processos, o que as destaca dentre as concorrentes. Normalmente, esse tipo de ferramenta é colaborativa, o que agrega a ela um diferencial. Isso porque ela tem integração direta com a operação do cliente do escritório, gerando vantagens, como:

• automatização dos processos;
• cadastramento de produtos integrados para verificar se os documentos foram emitidos corretamente;
• redução ou eliminação da perda de informação e de tempo.

Em alguns casos, enquanto a ferramenta escritura automaticamente, a equipe de desenvolvimento do sistema pode colaborar monitorando se essa escrituração está correta ou não.

Além disso, se a solução for alojada na nuvem, todas as informações geradas poderão ser armazenadas nesse ambiente, melhorando a acessibilidade e a disponibilidade delas. Um exemplo desse tipo é o software da IT Works.

Quais os maiores desafios dos pequenos/médios escritórios de contabilidade?

De maneira geral, podemos dizer que os principais desafios de escritórios contábeis são:

• receber documentos em tempo hábil;
• manter as equipes atualizadas com a legislação;
• cumprir os prazos de entregas das obrigações acessórias;
• contratar mão de obra qualificada;
• ter uma ferramenta para dar consultoria para os clientes e deixá-los na mesma “página”, isto é, a par de tudo o que ocorre na parte tributária/fiscal de seus negócios;
• contar com um software automatizado para obter as informações com qualidade e maior segurança;
• realizar o processo de fechamento com qualidade, evitando erros na sua escrituração, entre outros.

Quais os sinais de que está na hora de implementar essa ferramenta?

Cada desafio apontado, por si só, já demonstra a necessidade de contratar um sistema de gestão fiscal. Além disso, existem aspectos, geralmente negativos, que surgem no escritório e que indicam a necessidade de modernização tecnológica por meio dessa ferramenta. São eles:

• baixa produtividade dos funcionários;
• processos de trabalho desestruturados/desorganizados;
• dificuldade em organizar os documentos dos clientes ou de encontrar arquivos facilmente;
• dificuldade em atualizar a base de produtos dos clientes com todas as alíquotas correspondentes, assegurando maior conformidade com a legislação tributária vigente;
• receio constante de perder documentos importantes, entre outros indícios.

Todos esses pontos podem prejudicar um escritório de contabilidade, gerando ineficiência, atrasos e outros problemas de gestão.

Como um software de gestão fiscal pode solucionar os problemas de organização dos escritórios de contabilidade?

Hoje, nenhuma empresa consegue fazer uma boa escrituração sem o uso de um software de automação. No entanto, de maneira geral, esse tipo de solução não tem a pretensão de ajudar a organizar o processo, mas de colaborar na execução da obrigação fiscal.

Por exemplo, o sistema não entra no mérito da operação, mas auxilia a digitar ou a importar um documento para poder fazer o cálculo do imposto a ser retido. Como o usuário digitará o documento, importará ou fará a integração com qualquer sistema para puxar a informação, a ferramenta não tem essa preocupação.

Uma solução completa de gestão fiscal/tributária já é diferente. No caso dela, é possível obter a colaboração da desenvolvedora para se trabalhar com documentos fiscais e com os cadastros dos produtos que são revisados pela equipe dela.

Graças a isso, o sistema consegue automatizar o processo e — antes que a nota fiscal chegue ao cliente final (do escritório) — identifica se o arquivo está certo ou errado.

Uma boa plataforma de gestão fiscal consegue atender a esse tipo de necessidade porque conta com uma ferramenta que faz a gestão de documentos e um recurso que verifica se o imposto está correto. Tudo para que os processos relacionados sejam executados de maneira correta, rápida e automática, bem como de forma colaborativa e com maior qualidade.

No exemplo citado da IT Works, ferramentas que agregam essas funcionalidades são o Turbo SPED, o Fiscal Amigo e o e-Malote.

Como softwares de gestão contribuem para o aumento da receita dessas empresas?

A receita de um escritório de contabilidade está diretamente relacionada ao contador entregar o serviço e, para isso, ele precisa ter um software de escrituração fiscal próprio ou em seu cliente. Além do mais, todo o processo precisa ser eficiente, produtivo e seguro, no intuito de garantir a satisfação do cliente final da contabilidade.

Uma boa ferramenta de gestão fiscal também colabora para o aumento da receita porque consegue fazer mais rápido os processos, atender mais pessoas e ter maior precisão nos dados informados, o que produz menos erros e retrabalhos que geram custos.

De que maneira os softwares de gestão fiscal podem contribuir para a retenção de clientes?

Um software de automação comum não consegue fazer a retenção do cliente, porém, uma ferramenta de gestão fiscal colabora para esse propósito. Isso porque ela entregará um serviço diferenciado dos outros sistemas.

Por exemplo, com o uso dela, o escritório tem como fornecer uma consultoria de cadastro de produtos mesmo não sendo especialista nisso. Ainda consegue auditar os documentos de seus clientes finais se contratar uma solução com recursos de auditoria. Graças a essas funcionalidades, ele estará com produtos diferenciados para empregar em suas estratégias de retenção.

Por fim, vale ressaltar que ter um software de automação é importante, mas é ainda mais relevante contar com um sistema de gestão fiscal/tributária completo, que ofereça serviços complementares à rotina do escritório e às atividades de seus clientes finais.

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