Substituição tributária — como manter as alíquotas da base de produtos atualizadas?

Se há algo preocupante para o gestor de uma empresa é o pagamento de impostos ao governo. Os cálculos complexos das alíquotas e as mudanças constantes da legislação tributária brasileira podem gerar confusão na hora da emissão de documentos corretos, principalmente, das notas fiscais.

As consequências disso, você já sabe: se a fiscalização aparecer na organização, além de multas, a burocracia para colocar a casa em ordem é grande. Sem contar que pode prejudicar o funcionamento do seu negócio no mercado.

Por isso, manter-se atualizado sobre as alíquotas e as modalidades de cobrança de impostos é essencial. Dentre os diversos regimes de recolhimento de taxas das empresas, está a substituição tributária. Como saber se o seu negócio pode usar essa modalidade? É o que vamos mostrar neste post!

Como a substituição tributária funciona?

A substituição tributária é um regime, determinado pela legislação brasileira, voltado para o recolhimento antecipado do ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços) referente às atividades decorrentes de produtos da sua fabricação até o consumidor final.

Por exemplo, imagine uma indústria de refrigerantes. Ela cria o produto, envia para diversos pontos de vendas, desde um hipermercado até a mercearia de uma cidade do interior. Já pensou se o governo fosse fiscalizar todos esses locais? Seria muito trabalhoso.

Por isso, o governo instituiu que a empresa de refrigerantes será a responsável por pagar o ICMS de toda a cadeia de fornecimento da bebida, atuando como substituto tributário das outras empresas envolvidas nas operações.

Assim, o recolhimento do tributo é feito de uma só vez e de forma antecipada. Além disso, a fiscalização fica muito mais simples, pois pode ser feita em poucas indústrias, em vez de demandar a verificação de toda a cadeia de comercialização de cada produto.

Explicando dessa forma, parece algo muito simples de calcular, certo? Mas, na verdade, é bem complexo, pois o ICMS é um imposto estadual e o seu valor é alterado de acordo com cada região. Além disso, cada produto tem uma alíquota que varia de acordo com a marca, o sabor, a embalagem e outras características. Por exemplo, um refrigerante sabor laranja envasado em uma lata de 350 ml tem uma alíquota diferente da mesma bebida industrializada em garrafa plástica de 2 litros.

Sendo assim, essa modalidade de recolhimento de impostos foi a forma mais inteligente que o estado encontrou de fiscalizar o ICMS incidente nas mercadorias. Dessa forma, as chances de ocorrência de inadimplência e sonegação diminuem.

Ainda assim, essa modalidade de recolhimento de impostos é uma forma mais inteligente de fiscalizar os tributos que incidem mais de uma vez em uma mesma cadeia de produtos. Dessa forma, as chances de ocorrência de inadimplência diminuem.

Agora que você já sabe como funciona a substituição tributária e como ela é relevante para conduzir a sua empresa no mercado, vamos explicar os motivos de manter os dados de todos os produtos atualizados.

Qual a importância de manter as alíquotas da base de produtos atualizadas?

As alíquotas dos produtos brasileiros mudam mensalmente. Além disso, os valores variam por estado. Portanto, é importante acompanhar essas mudanças para a sua empresa fazer a emissão de notas fiscais corretamente.

Caso não acompanhe as alterações, a organização corre o risco de pagar mais do que necessário para o governo e ter prejuízo. Também pode ficar devendo impostos, o que gera consequências com a fiscalização.

O maior desafio das organizações é manter uma base de dados com todos os produtos cadastrados e com as informações atualizadas. Geralmente, as mudanças das alíquotas acontecem rapidamente e a empresa tem pouco prazo para se adequar a nova norma.

Mesmo contando com uma assessoria contábil, é complicado para a equipe de contadores fazer essa apuração dos dados e conferir todos os itens da nota fiscal dos clientes manualmente. Para evitar o risco de ter problemas com a receita, as empresas precisam encontrar medidas mais eficientes para calcular os impostos corretamente. Daremos algumas dicas no próximo tópico. Acompanhe!

O que é necessário fazer para que os dados dos produtos estejam sempre corretos?

A primeira coisa a se fazer é estabelecer uma rotina de acompanhamento das legislações tributárias, em especial, as que envolvem as alíquotas da área de atuação da empresa. Verifique as normas municipais, estaduais e federais para operar de forma adequada em todas as esferas governamentais.

O segundo passo importante é verificar a emissão de notas fiscais, não só da empresa, mas também dos fornecedores e dos varejistas. Essa ação é importante para não haver erros na arrecadação dos impostos e a tomada de créditos indevidos.

Como as empresas que fazem a substituição tributária podem acompanhar todos esses dados? É aí que entra o terceiro passo: contratando um sistema para facilitar o registro das informações dos produtos para fazer a consulta de maneira mais fácil. Assim, a empresa consegue registrar todas as mudanças das alíquotas, otimizando o trabalho da equipe de contabilidade e do setor financeiro.

Por meio dos sistemas, as organizações conseguem acompanhar todas as alterações legais dos seus produtos. Assim, conseguem saber a alíquota correta, bem como o histórico da tributação e as alterações que acontecem no NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), código de oito dígitos criado pelo governo para identificar as características dos produtos.

No entanto, não adianta usar a tecnologia, se o cadastro do produto e sua respectiva tributação não estiverem sempre atualizados. Sendo assim, os responsáveis pelo sistema precisam consultar diariamente a legislação e a Tipi (Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados), que reúne todos os NCMs. Essa informação deve estar correta na nota para a validação da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz).

Seguindo essas três dicas — estudar a legislação, apurar as emissões das notas fiscais e investir em um sistema de gerenciamento tributário — sua empresa conseguirá operar de maneira transparente e eficiente no mercado. Além disso, diminuirá a burocracia tributária que envolve a administração de uma organização.

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