Realizar uma gestão segura de documentos fiscais é essencial para a boa organização contábil e financeira de uma empresa. Sem isso, o monitoramento de tributos a serem pagos, a guarda de arquivos e a conformidade com a legislação contábil podem ser prejudicados, acarretando sérios problemas e até sanções para a companhia.
Por isso, é preciso adotar boas práticas de gerenciamento de documentos e reforçar a importância desse processo junto aos colaboradores. Para ajudar você, separamos dicas e soluções que podem ser adotadas para a administração eficiente desses itens.
Você aprenderá a controlar documentos de maneira organizada, otimizada e qualificada, favorecendo a consulta e o uso deles sempre que houver demanda. Portanto, conferira!
Como realizar uma gestão segura de documentos fiscais?
Na proporção em que um empreendimento se expande e aumenta sua base de consumidores, o número de transações também se eleva. Isso gera um grande volume de movimentações de documentos fiscais.
Para não ter problemas, o primeiro passo é implantar um sistema de acompanhamento de cada nota, comprovante e recibo para que determinados valores e dados não passem despercebidos. É preciso não só ter um controle efetivo, como um bom processo de conferência desses documentos.
Para tanto, é possível instituir uma rotina de validação da veracidade da assinatura digital da companhia emitente de cada arquivo, em sua Secretaria da Fazenda (SEFAZ) respectiva.
Também é fundamental prezar por um bom armazenamento dos documentos e informações fiscais do empreendimento, mantendo, especialmente, bancos de dados digitais protegidos e de fácil acesso.
Contando com uma boa política de armazenamento, seu escritório contábil ficará mais seguro de fraudes, falhas e perdas de dados, já que terá os arquivos de seus clientes devidamente salvos.
Além disso, as chances de passar por auditorias e fiscalizações sem tantos contratempos será maior.
Outra dica vital para realizar uma gestão segura de documentos fiscais é adotar um sistema eletrônico voltado para essa função. A seguir, veja por que ele é tão importante para alcançar uma boa organização e qualificação desse processo.
Por que adotar um sistema de controle eletrônico de documentos fiscais?
Atualmente, todos os documentos fiscais e contábeis são gerados e gerenciados de forma eletrônica. Adotar um sistema eletrônico para fazer a guarda e gestão desses arquivos é importante, pois traz maior segurança aos dados.
Sem uma administração eficiente nesse campo, a empresa pode ficar suscetível a riscos virtuais. Por exemplo, se algum dia ocorrer um problema no servidor organizacional ou no sistema, corre-se o risco de perder importantes informações.
Por outro lado, contar com uma solução que trabalha em nuvem e de forma automatizada, assegura a tranquilidade dos gestores e a proteção dos documentos. Além disso, existem outros motivos do porquê adotar esse tipo de ferramenta, veja alguns:
- entrega de suporte para agilizar os processos fiscais das companhias;
- redução de custos com a equipe dedicada à escrituração fiscal;
- facilitar a organização dos documentos.
Quais são os benefícios dessa solução para o setor de contabilidade?
Uma grande vantagem é a facilidade para a realização de troca de documentação e escrituração no fim do mês. Antigamente, os arquivos produzidos eram todos físicos, sendo que para enviá-los para uma contabilidade externa era preciso contratar um motoboy.
Caso faltasse algum documento, o entregador tinha de retornar à companhia, pegar o material e ir de novo. Isso consistia em um processo bem árduo e demorado, além de custoso, pois gastava combustível e era necessário pagar de novo pelo envio. Atualmente, graças aos documentos eletrônicos, ficou mais fácil disponibilizá-los para o contador.
No entanto, isso ainda não é uma realidade majoritária no mercado, pois companhias de contabilidade costumam ter dificuldades com clientes para o envio de documentos, por não contarem com boas soluções tecnológicas.
Nesse contexto, um sistema de controle eletrônico se torna essencial, pois ele é capaz de fazer essa ponte, pegando de forma automática os documentos e disponibilizando-os para a contabilidade, para que ela não espere do cliente esse processo. Devido a esse e outros fatores, os benefícios do sistema são variados, como:
- ganho da produtividade;
- maior economia;
- melhora no relacionamento entre cliente e contabilidade. Afinal, como o envio da documentação é automatizado, reduz-se a cobrança entre as partes;
- maior segurança na troca, armazenamento e gestão de dados.
De que maneira o controle eletrônico favorece as rotinas contábeis?
Uma plataforma de controle de documentos fiscais automatiza tarefas manuais, repetitivas e custosas, otimizando rotinas contábeis e tornando os processos mais seguros e fáceis de serem monitorados. Uma boa ferramenta do tipo é capaz de:
- realizar a classificação tributária do cadastro de mercadorias de todos os clientes de um escritório de contabilidade;
- fazer o download e a administração automática de todos os documentos fiscais eletrônicos (SAT, NF-e, NFC-e, NFS-e) da base de clientes do escritório;
- executar a auditoria dos arquivos de entrada e saída, indicando se foi expedido algum documento equivocado;
- montar uma coleção ampla de itens totalmente atualizados com a legislação tributária e em constante monitoramento para auxiliar o público do escritório de contabilidade;
- aumentar a acessibilidade e a segurança dos documentos. Caso o sistema tenha suporte na nuvem, a empresa conseguirá salvar seus documentos nesse ambiente, tornando mais fácil o acesso e a proteção dos dados.
Quais documentos (xml’s) são mais comuns nesses processos?
Antes de saber quais os documentos mais comuns, é preciso entender que um arquivo xml consiste em um conteúdo que pode ser aberto em um navegador. Eles são produzidos em html e contam com algumas tags com informações. Esse tipo de arquivo é o documento fiscal verdadeiro, enquanto que o xml é a extensão, ou seja, o formato do conteúdo.
Ele traz todas as informações relacionados a uma venda, além do CNPJ do fornecedor e do destinatário. Também inclui dados que variam conforme o modelo de arquivo, entre eles as alíquotas envolvidas, o valor da comercialização, os tipos de itens e a quantidade vendida. Inclusive, contém a assinatura da autorização da SEFAZ. Para entender melhor, separamos os principais documentos eletrônicos existentes. Acompanhe!
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
A NF-e é bastante comum, sendo emitida para o registro de transações provenientes de pessoas jurídicas (PJs), como devoluções, baixas de estoque, vendas etc. Nesse arquivo são destacados alguns tributos referentes à comercialização de mercadorias, de modo que serve para contabilizar ao estado tributos dos produtos comercializados.
Entre eles, temos ICMS, IPI, PIS, COFINS e o Imposto sobre Importação. Vale ressaltar que qualquer empresa contribuinte de ICMS que deseja realizar um dos registros acima precisa aderir a esse documento, passando a emiti-lo em cada transação/operação comercial.
NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica)
A NFC-e foi criado para substituir o antigo o cupom fiscal expedido por ECF (Emissor de Cupom Fiscal) para o consumidor. Antes, para emitir o cupom fiscal era preciso uma máquina autorizada pela Receita Federal.
Esse equipamento tem custo de aquisição e de manutenção altos, no entanto, com a NFC-e isso se tornou desnecessário, já que pode ser emitido em qualquer impressora sem a necessidade de autorização da SEFAZ.
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