ICMS destacado a maior ou a menor em nota fiscal

O ICMS destacado a maior ou a menor em nota fiscal pode se tornar um problema na contabilidade do seu negócio caso não seja detectado em tempo hábil.

Por um lado, os erros na escrituração a menor desse imposto quase onipresente na vida das empresas significam perda de tempo e retrabalho, já que o valor destacado na nota precisa ser retificado. E quando a quantia informada é maior, representa desperdício de recursos que, em seu tempo, poderiam ser poupados ou direcionados para onde realmente fariam diferença.

Entretanto, para que possamos entender de verdade as implicações desses erros, é importante contextualizar o imposto no dia a dia das empresas. Vamos em frente para entender melhor? Então, continue com a leitura até o final.

O que é o ICMS?

O Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) tem um nome comprido, o que não deixa de refletir sua própria complexidade.

Praticamente toda atividade varejista, atacadista e industrial, em alguma fase de suas operações, está sujeita ao pagamento desse imposto. Afinal, se estamos em uma economia de mercado, quer dizer que é livre a circulação de bens, produtos e serviços, certo?

Essa circulação precisa ser tributada para que os estados receptores ou emissores usufruam ou arquem com o imposto devido. Veja, portanto, alguns dos fatos geradores que ensejam o pagamento de ICMS:

• transporte interestadual e intermunicipal de cargas e de pessoas;
• entrada de mercadorias importadas;
• serviços de comunicação, não importa o meio;
• serviços prestados fora do país;
• circulação de mercadorias.

O ICMS se trata de um dos impostos mais abrangentes cobrados pelo fisco brasileiro. Sua importância para os estados é tão grande que, inclusive, está destacado no artigo 155 da Constituição de 1988.

Com a Lei Kandir, de 1996, os estados passaram a definir suas próprias regras de cobrança que, embora tenham aumentado a burocracia, principalmente no sistema de Substituição Tributária, elevou a arrecadação no nível estadual.

Como o imposto é pago?

O documento fiscal que comprova o recolhimento de ICMS é a nota fiscal. Em cada uma deverá constar informações referentes ao produto ou serviço prestado, assim como a respectiva alíquota relativa ao imposto. É nesse ponto que o ICMS destacado a maior ou a menor em nota fiscal pode representar atrasos nas rotinas fiscais e contábeis das empresas.

E se a nota fiscal for emitida com imposto a menor?

Caso o imposto constante na nota fiscal for menor que o devido, será necessária a emissão de uma Nota Fiscal Complementar. Em seguida, o novo documento deverá ser enviado ao destinatário para que ele possa escriturá-la em seu Livro Fiscal e creditar-se do complemento deste imposto.

Se a regularização for dentro do período de apuração, a Nota Fiscal Complementar deverá ser escriturada no SPED Fiscal, nos registros próprios desta obrigação acessória. Ou seja, no Registro C100 – Saídas e filhos pelo estabelecimento emitente, e no Registro C100 – Entradas pelo estabelecimento destinatário.

Em outra situação, se o complemento for efetuado após o prazo de recolhimento do ICMS sobre a operação — período em que foi emitida a nota fiscal original —, o recolhimento deverá ser efetuado com os acréscimos legais cabíveis. Assim, o registro deverá ser escriturado no SPED Fiscal no Registro C100 – Saídas, indicando a ocorrência no Registro C195.

E no caso de nota fiscal emitida com imposto maior?

No momento da entrada, o contribuinte tem o dever de examinar se o documento fiscal foi corretamente preenchido, inclusive no que se refere à exatidão dos impostos nele destacados.

Caso tenha sido destacado o valor do imposto a maior, a empresa deverá escriturar o valor correto, e o crédito do ICMS corresponderá ao imposto efetivamente devido. Também deverá comunicar o estabelecimento emitente por meio de uma carta de não aproveitamento.

Em contrapartida, o emitente deverá receber a declaração emitida pelo estabelecimento destinatário e rever o crédito mediante lançamento no SPED-Fiscal, no Registro E110 no campo “VL_AJ_CREDITOS” e a expressão “Recuperação de ICMS – Art. 63, VII, do RICMS”, em que deverá ser indicado no Registro E111.

Vale ressaltar que esse procedimento somente poderá ser feito caso o valor destacado a maior não ultrapasse 50 UFESPs, pois até esse limite não se faz necessário autorização do Fisco. Caso contrário, o contribuinte beneficiário deverá solicitar a restituição ou compensação ao Posto Fiscal a que estiver vinculado.

E se minha empresa estiver sujeita ao ICMS-ST?

No caso de operações com outros estados em que a tributação prevê o regime de Substituição Tributária, o ICMS destacado a maior ou a menor em nota fiscal pode gerar ainda mais problemas na escrituração. Isso porque, caso sua empresa faça jus a créditos fiscais, ela poderá ficar impedida de recebê-los em função dos erros no preenchimento dos registros correspondentes.

Considerando que o processo de recuperação de créditos gerados pelo ICMS-ST já é, por si só, bastante burocrático, evitar o destaque equivocado de ICMS se torna ainda mais importante. Portanto, caso a sua empresa tenha créditos fiscais a receber, siga os passos descritos para retificação dos valores informados erradamente, pois, só depois de essa etapa ser cumprida é que você poderá solicitar eventuais quantias junto à Sefaz de seu estado.

Para o estado de São Paulo, vale ainda relembrar o que diz a lei sobre possíveis valores retidos a maior:

“Artigo 269 – Nas situações adiante indicadas, o estabelecimento do contribuinte substituído que tiver recebido mercadoria ou serviço com retenção do imposto, observada a disciplina estabelecida pela Secretaria da Fazenda, poderá ressarcir-se (Lei 6.374/89, art. 66-B, na redação da Lei 9.176/95, art. 3.º, e Convênio ICMS-81/93, cláusula terceira, § 2º, na redação do Convênio ICMS-56/97, cláusula primeira, I):

I – do valor do imposto retido a maior, correspondente à diferença entre o valor que serviu de base à retenção e o valor da operação ou prestação realizada com consumidor ou usuário final;”

Por que o ICMS é tão complexo?

Como todo imposto, o ICMS é cobrado a partir da deflagração do chamado fato gerador, que nada mais é do que uma operação de compra ou venda. Já vimos que ele é um imposto, de certa forma, sui generis, pois é o único tributo de competência estadual, mas de abrangência nacional.

Outros impostos estaduais, como o IPVA e ITCMD, são recolhidos em situações bastantes específicas, o que, de certa forma, simplifica todo o sistema de arrecadação e repasse de recursos. Portanto, os fatos geradores são muito bem conhecidos e não dão margem a interpretações.

No caso do ICMS, a própria definição do fato gerador está constantemente sujeita a revisões por parte do governo — um exemplo disso são as mercadorias que vêm do exterior.

No passado, somente a entrada da mercadoria que vinha do estrangeiro no estabelecimento comercial no Brasil era considerado fato gerador. Hoje, os produtos importados são tributados por ocasião do desembaraço aduaneiro. Portanto, ao sair do porto para as lojas brasileiras, já se desencadeia um fato gerador de ICMS.

Essas são situações que servem para exemplificar o quanto pode ser dúbio o nosso sistema tributário, que induz facilmente as empresas com pouca prática nessa matéria ao erro.

Como evitar o ICMS destacado a maior ou a menor?

Até mesmo PMEs com infraestrutura enxuta devem se preparar para pagar impostos. Embora o Simples Nacional efetivamente seja um facilitador, como vimos, no caso do ICMS temos uma miríade de circunstâncias a serem consideradas. Sua contabilidade poderia errar na hora de escriturar esse imposto, e não seria nenhum pecado se isso acontecesse.

No sentido de evitar erros de preenchimento de notas fiscais, a solução mais indicada é automatizar processos que se repetem, evitando a falha humana. É nesse ponto que uma ferramenta como o Fiscal Amigo representa muito mais segurança para o seu negócio. Com ele, uma série de operações pode ser realizada automaticamente, poupando tempo e esforço de contadores e gestores de empresas.

Portanto, evite o retrabalho e o ICMS destacado a maior ou a menor em nota fiscal, contando com a tecnologia e a informatização para aprimorar os seus processos.

Esperamos que este artigo tenha sido útil para esclarecer todas as suas dúvidas. Curta nossa página no Facebook e receba em seu feed nossas atualizações. Até a próxima!